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船舶證書的管理技巧要點

時間:2017/10/13 8:29:00 點擊:

  內容提示:船舶證書大致可以分為四類:船旗國政府主管機關簽發的證書、船級證書、法定證書、其他證書。妥善管理好船舶證書,是船舶管理的一項重要工作。本文對新任船長有一定的參考意義。...
  船舶的各類證書是船舶安全適航的證明文件。船舶證書的遺失、失效以及存在錯誤,都可能導致延誤船期,嚴重的還會導致船舶被滯留。而且,每次PSC、FSC以及船級社進行檢查時首先檢查的項目就是船舶證書。因此,妥善管理好船舶證書,是船舶管理的一項重要工作。
   關注四類證書
   船舶證書大致可以分為四類:船旗國政府主管機關簽發的證書、船級證書、法定證書、其他證書。首先是船旗國政府主管機關簽發的證書,包括:船舶所有權證書(由船舶所有人保管);船舶國籍證書;船舶最低配員證書;符合證明(DOC)與連續概要(CSR)。
   其次應關注船級證書即入級證書與入級證書附件。入級證書上包含了船名、船舶登記號、船籍港、建造日期、建造者和總噸位。有的船舶具有雙重船級社證書, 擁有兩套船級證書。當進行各種年度檢查、中間檢驗等限定和法定檢驗時、或者進行海損檢驗時,該兩個船級社將分別派驗船師參與檢驗。其主要原因是為了彌補一個船級社在權威性和技術檢驗方面的不足,從而達到互補的作用。
   第三為法定證書。法定證書名目繁多,作為船長應該經常核對證書的有效性,對國際海事公約以及法規變化后的相應證書應該予以重點關注,及時與公司證書管理者溝通,在適當的港口給予更新。
   法定證書屬于設備單項要求的證書,這是船舶入級的支撐,是取得船舶入級證書的首要條件。缺少船級社簽發的如下任何證書將視為船舶不適航,船長和公司管理人員必須經常對如下證書的有效性給予無微不至的關心: 貨船構造安全證書(SC);貨船設備安全證書(SE)+FORM E;貨船無線電安全證書 (SR)+FORMR;國際防止油污證書(IOPP)+FORMA;國際防止空氣污染證書 (IAPP)+FORM AIR;國際防止生活污水污染證書 (ISPP);國際船舶垃圾污染檢驗證明;國際防污底系統證書+FORM RAF-E;國際載重線證書;國際噸位證書;危險品適裝證書(CFD);船舶安全管理證書(SMC);國際船舶保安證書(ISPS)。對于中國船級社或其他船級社上船進行年度檢驗或者證書到期更換新證書后,船長應該對上述證書逐張仔細檢查,以確保證書的有效性。
   第四為其它一些證書。如船用產品證書,包含:油水分離器的型式認可證書,消防、救生、無線電設備的產品證書,航行燈及運河燈證書等。在港口國檢查時,船長應該根據PSCO的要求熟練提供船用產品證書。如船長平時不注意產品證書的保管,將視為缺陷。
   另外,船長還應對一些資料給予關注。船舶安全管理日趨復雜,為了獲得證據,船長和相關責任人在船舶營運過程中需要船舶特種操作的過程的文字記錄。如船上油污染應急計劃、油類記錄薄、垃圾管理計劃、垃圾記錄薄、貨物系固手冊、裝載手冊、穩性資料、破艙穩性資料、破損控制圖和小冊子、Nox技術案卷、CTF文件(PSPC適用船舶)、能效管理計劃(SEEMP)、保安計劃(SSP)、危險貨物艙單或配載圖等。特別提醒2006國際海事勞工公約(2006MLC)在生效后,船舶增加了很多需要維持海事勞工公約證書和符合證明的記錄。如船舶的海員休息時間表、船舶海員投訴程序表,海員上船協議、船員委托管理協議、醫療器材管理記錄表、藥品使用消耗表,不符合規定情況事故及險情處理表。
   對于國內入級船舶,除持有“國內航行船舶入級證書”外,還應持有如下法定證書:船舶檢驗證書簿、海上貨船適航證書、海上船舶載重線證書、海上船舶防止空氣污染證書+附件、海上船舶防止油污證書+附件、海上船舶噸位證書、海上船舶危險品適裝證書、海上船舶防止生活污水污染證書。
   國際航行船舶應根據新生效的公約要求,持有如下證書:船員艙室設備檢驗證書、起重設備檢驗和試驗證書、海事勞工公約證書或符合證明(MLC符合證明)、國際能效證書、巴拿馬運河噸位證書、蘇伊士運河噸位證書、燃油污染損害民事責任或其他財務保證證書。
   船舶證書管理
   首先,對于船舶證書管理應建立證書檔案,確保證書連續有效。船長應根據以上證書的分類,將證書存放于不同的文件夾內,并經常檢查證書的有效性。可以利用EXCEL軟件記錄證書的信息,并用升降序排序,找出最先需要換證的證書。一般由船舶公司安排換證,船長也可根據實際情況提醒管理人員證書即將到期的情況。
   其次,船舶證書管理還要保持證書的完整性。船舶船級法定證書由兩部分組成,即由證書和證書附件組成,如入級證書后應附有入級證書附件、IOPP證書后應附有FORM A、SE證書后附有FORM E、SR證書后應附有FORM R、IAPP證書后應附有FORM AIR等,如船舶結構、設備無變化,附件一般不換新,并應永久附在有效的相應證書后。船長應在證書換新或收到新的有效證書時,應將相關附件及時附在相應的新證書后。經常會發現部分船長將各證書附件隨同原證書一并替換掉,而未將其附在相應的新證書后,甚至出現遺失找不到的情況,造成不必要的麻煩,甚至被滯留。特別應注意的是,在船體入級證書后還應附有一份《壓載艙涂層狀況和檢驗要求匯總表》(Form PHc)。
   在此基礎上,還應檢查證書附件與證書的匹配性。證書會給出應該與之匹配的附件編號,船長應檢查附件上的編號是否與證書所提供的編號一致。
   最后,船舶證書管理還需仔細審查新收到的證書、檢驗報告。船長應熟悉證書、檢驗報告的保管方法,建議船長每次在收到證書、記錄、檢驗報告后仔細閱讀、檢查,特別注意新舊證書之間改動之處、各種日期及公司對于該文件的存放要求,應特別注意船級記錄:RH、RM;法定記錄:SEr、RLL、GP、FC、RA檢驗報告,其中有大量信息,應特別留意。如在GP、FC中有遺留項目,需在到期前解決并申請驗船師進行檢驗消除該REMARK并出具一份新的檢驗報告;如不能按期解決的,應申請展期,否則將導致船級暫停或被取消。
   船長應將每次檢驗時簽發的所有檢驗報告(需附在證書后的除外),將右上角檢驗編號相同的報告裝訂在一起存放在檢驗報告文件夾中。同時,更新船舶檢驗日期表,將下次檢驗日期錄入表格中。舊的檢驗報告及記錄無也不要丟失,建議以五年特檢周期為單位,將五年的檢驗報告、證書歸檔在一起并標注時間跨度,方便以后查找、檢索、使用。
   證書管理,說起來簡單,但做起來不易。有很多細節需要注意,在證書管理中有些容易忽略的地方需要特別注意。一是船長交接班時,交班船長應將本輪的證書目錄、存放保管要求一一交待,接班船長應逐一點清,包括產品證書、平時不常用的其他資料等文書。二是《船上油污染應急計劃》中的沿海國聯系人地址每季度都會更新,因此,船長應在每季度初關注IMO網站,更新聯系人信息。三是對于中國籍船舶,當收到新的船舶國籍證書和船舶最低配員證書后應盡快將舊證書交還船籍港海事局,此外還需要將船舶簽證卡(IC卡)更新,否則證書與卡的內容不同步。四是對于新出廠的船舶,船級社將簽發五個月短期證書,待船級社審核完畢后再簽發五年期的長期證書。五是船長應關注證書的簽署情況,特別是安全構造證書中最近兩次船底外部檢查日期的間隔期不能超過36個月。六是每次完成船舶檢驗后會收到檢驗報告,同時也會附上一份最新的檢驗狀態表(survey status),船長注意檢驗狀態表中的相關檢驗日期,如下次檢驗日期、檢驗日期的窗口期、證書到期日、法定備忘、起重設備的檢驗日期等。七是認真管理PSC檢查記錄,根據缺陷種類分門別類,記錄整改方法以免重蹈覆轍。

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   證書遺失案例

   某集裝箱船舶,主要為美西航線。最近一次靠泊美國洛杉磯集裝箱碼頭后,代理將船舶國籍證書、國際噸位證書和國際載重線證書帶下船辦理離港證。途中停車,車離開視線,小偷趁機敲窗破門把公文包拿走了,里面所有的船舶證書丟失。船長接訊后馬上電話聯系公司請求岸基支持。
   事關船舶班期,北美代理總部通過駐美使館出具了國籍證書遺失證明并通過與洛杉磯港口當局溝通,出具了離港證明書,使得船舶沒有耽擱開航。但大使館不能辦理臨時船舶國籍證書,下個港口是俄羅斯的符拉迪沃斯托克港外錨地加油,需要辦理復雜的進口手續,缺了國籍證書將會遇到麻煩,進港錨泊加油的計劃將會被擱置。
   遺失證書的補辦責任落在證書管理人員身上,當得知船舶國籍證書和船級社簽發的國際載重線證書以及國際噸位證書遺失后,證書管理人員馬上分兩步走。一是聯系注冊港——上海海事相關部門,希望在盡可能短的時間內補辦一張船舶國籍證書。二是聯系船級社申請臨時檢驗補發證書,船級社簽發證書相對便捷,驗船師在下一港登輪并簽發所需證書。但補辦國籍證書相對復雜,海事局證書辦理人員按照國家海事證書補辦程序向證書管理人員陳述了以下步驟。
   第一步提供國籍證書的原始資料或復印件并說明遺失國籍證書的經過和原因;然后在指定的《解放日報》上刊登三天的國籍證書遺失聲明,將三天的《解放日報》原始報紙提供給海事局辦證部門;第三公司出具申請補辦國籍證書的證明與國籍證書副本或復印件交給海事辦證部門;最后辦證至少需要4個工作日(三天遺失聲明加一天辦理時間,這已是在海事局加急辦理的情況下)。
   最后,船長在符拉迪沃斯托克港外錨地終于拿到了補辦的船舶國籍證書,但為了這本國籍證書花費了很大的代價。由此,對于船長來講船舶上的任何證書都很重要,必須妥善保管。

作者:奚衛菊 來源:中國船檢

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